Definitions: Systems, Systems Theory, Systems Thinking, Tools

What's a System?

Adapted from the Field Guide to Consulting and Organizational Development: Collaborative and Systems Approach to Performance Change and Learning.
One of the biggest breakthroughs in how we understand and guide change in organizations is systems theory and systems thinking. To understand how they are used in organizations, we first must understand a system. Many of us have an intuitive understanding of the term. However, we need to make the understanding explicit in order to use systems thinking and systems tools in organizations.

Simply put, a system is an organized collection of parts (or subsystems) that are highly integrated to accomplish an overall goal. The system has various inputs, which go through certain processes to produce certain outputs, which together, accomplish the overall desired goal for the system. So a system is usually made up of many smaller systems, or subsystems. For example, an organization is made up of many administrative and management functions, products, services, groups and individuals. If one part of the system is changed, the nature of the overall system is often changed, as well -- by definition then, the system is systemic, meaning relating to, or affecting, the entire system. (This is not to be confused with systematic, which can mean merely that something is methodological. Thus, methodological thinking -- systematic thinking -- does not necessarily mean systems thinking.)

Systems range from simple to complex. There are numerous types of systems. For example, there are biological systems (for example, the heart), mechanical systems (for example, a thermostat), human/mechanical systems (for example, riding a bicycle), ecological systems (for example, predator/prey) and social systems (for example, groups, supply and demand and also friendship). Complex systems, such as social systems, are comprised of numerous subsystems, as well. These subsystems are arranged in hierarchies, and integrated to accomplish the overall goal of the overall system. Each subsystem has its own boundaries of sorts, and includes various inputs, processes, outputs and outcomes geared to accomplish an overall goal for the subsystem. Complex systems usually interact with their environments and are, thus, open systems.

A high-functioning system continually exchanges feedback among its various parts to ensure that they remain closely aligned and focused on achieving the goal of the system. If any of the parts or activities in the system seems weakened or misaligned, the system makes necessary adjustments to more effectively achieve its goals.

A pile of sand is not a system. If you remove a sand particle, you have still got a pile of sand. However, a functioning car is a system. Remove the carburetor and you no longer have a working car.

System Theory

History and Orientation
Hegel developed in the 19th century a theory to explain historical development as a dynamic process. Marx and Darwin used this theory in their work. System theory (as we know it) was used by L. von Bertalanffy, a biologist, as the basis for the field of study known as ‘general system theory’, a multidisciplinary field (1968). Some influences from the contingency approach can be found in system theory.

Core Assumptions and Statements
System theory is the transdisciplinary study of the abstract organization of phenomena, independent of their substance, type, or spatial or temporal scale of existence. It investigates both the principles common to all complex entities, and the (usually mathematical) models which can be used to describe them. A system can be said to consist of four things.

1. The first is objects – the parts, elements, or variables within the system. These may be physical or abstract or both, depending on the nature of the system.
2. Second, a system consists of attributes – the qualities or properties of the system and its objects.
3. Third, a system had internal relationships among its objects.
4. Fourth, systems exist in an environment.

A system, then, is a set of things that affect one another within an environment and form a larger pattern that is different from any of the parts. The fundamental systems-interactive paradigm of organizational analysis features the continual stages of input, throughput (processing), and output, which demonstrate the concept of openness/closedness. A closed system does not interact with its environment. It does not take in information and therefore is likely to atrophy, that is to vanish. An open system receives information, which it uses to interact dynamically with its environment. Openness increases its likelihood to survive and prosper. Several system characteristics are: wholeness and interdependence (the whole is more than the sum of all parts), correlations, perceiving causes, chain of influence, hierarchy, suprasystems and subsystems, self-regulation and control, goal-oriented, interchange with the environment, inputs/outputs, the need for balance/homeostasis, change and adaptability (morphogenesis) and equifinality: there are various ways to achieve goals. Different types of networks are: line, commune, hierarchy and dictator networks. Communication in this perspective can be seen as an integrated process – not as an isolated event.

Conceptual Model

Simple System Model.
Source: Littlejohn (1999)

Elaborated system perspective model.
Source: Infante (1997)

Favourite Methods
Network analysis, ECCO analysis. ECCO, Episodic Communication Channels in Organization, analysis is a form of a data collection log-sheet. This method is specially designed to analyze and map communication networks and measure rates of flow, distortion of messages, and redundancy. The ECCO is used to monitor the progress of a specific piece of information through the organization.

Scope and Application
Related fields of system theory are information theory and cybernetics. This group of theories can help us understand a wide variety of physical, biological, social and behavioral processes, including communication (Infante, 1997).

Example
Take for example family relations.

References
Key publications
Bertalanffy, von, L. (1968). General systems theory. New York: Braziller.

Laarmans, R. (1999). Communicatie zonder Mensen. Amsterdam: Uitgeverij Boom.

Luhmann, N. (1984). Soziale Systeme. Grund einer allgemeinen Theorie. Frankfurt am Main: Suhrkamp.

Midgley, G. (Ed.) (2003). Systems thinking. London: Sage.

Littlejohn, S.W. (2001). Theories of Human Communication. Belmont, CA: Wadsworth/ Thomson Learning.

Infante, D.A., Rancer, A.S. & Womack, D.F. (1997). Building communication theory. Prospect Heights, Illinois: Waveland Press.

Apa yang Disebut sebagai Sistem?

Sistem adalah suatu keterkaitan di antara elemen-elemen pembentuknya dalam pola tertentu untuk mencapai tujuan tertentu (System is interconnected parts or elements in certain pattern of work). Berdasarkan pengertian ini dapat diinterpretasikan ada dua prinsip dasar suatu sistem, yakni: (1) elemen, komponen atau bagian pembentuk sistem; dan (2) interconnection, yaitu saling keterkaitan antar komponen dalam pola tertentu. Keberadaan sekumpulan elemen, komponen, bagian, orang atau organisasi sekalipun, jika tidak mempunyai saling keterkaitan dalam tata-hubungan tertentu untuk mencapi tujuan maka belum memenuhi kriteria sebagai anggota suatu sistem. Untuk mempelajari lebih lanjut mengenai sistem, silahkan Klik Disini

Apa yang Disebut sebagai Sistem Kesehatan?

Sistem Kesehatan adalah suatu jaringan penyedia pelayanan kesehatan (supply side) dan orang-orang yang menggunakan pelayanan tersebut (demand side) di setiap wilayah, serta negara dan organisasi yang melahirkan sumber daya tersebut, dalam bentuk manusia maupun dalam bentuk material. Dalam definisi yang lebih  luas lagi, sistem kesehatan mencakup sektor-sektor lain seperti pertanian dan lainnya. (WHO; 1996). WHO mendefinisikan sistem kesehatan sebagai berikut:

Health system is defined as all activities whose primary purpose is to promote, restore or maintain health. Formal Health services, including the professional delivery of personal medical attention, are clearly within these boundaries. So are actions by traditional healers, and all use of medication, whether prescribed by provider or no, such traditional public health activities as health promotion and disease prevention, and other health enhancing intervention like road and environmental safety improvement, specific health-related education, are also part of the system .  Lebih lanjut Klik Disini

Apa yang disebut Sistem Kesehatan Nasional di Indonesia?

Pengembangan sistem kesehatan di Indonesia telah dimulai sejak tahun 1982 ketika Departemen Kesehatan menyusun dokumen sistem kesehatan di Indonesia. Kemudian Departemen Kesehatan RI pada tahun 2004 ini telah melakukan suatu “penyesuaian” terhadap SKN 1982. Didalam dokumen dikatakan bahwa Sistem Kesehatan Nasional (SKN ) didefinisikan sebagai  suatu tatanan yang menghimpun upaya Bangsa Indonesia secara terpadu dan saling mendukung , guna menjamin derajat kesehatan yang setinggi-tingginya sebagai perwujudan kesejahteraan umum seperti dimaksud dalam Pembukaan UUD 1945.  (Depkes RI; 2004). Lebih lanjut, harap pelajari Klik Disini

Apa Tujuan Sistem Kesehatan?

Dalam batas-batas yang telah disepakati, tujuan sistem kesehatan adalah:

Apa Saja Elemen-Elemen Sistem Kesehatan?

Berdasarkan pengertian bahwa  System is interconnected parts or elements in certain pattern of work, maka di sistem kesehatan ada dua hal yang perlu diperhatikan, yakni: (1) elemen, komponen atau bagian pembentuk sistem yang berupa aktor-aktor pelaku; dan (2) interconnection berupa  fungsi dalam sistem yang saling terkait dan dimiliki oleh elemen-elemen sistem. Secara universal fungsi di dalam  Sistem Kesehatan berdasarkan berbagai referensi dapat dibagi menjadi:

Aktor-aktor yang ada adalah:

Pemerintah yang terdiri atas pemerintah pusat, propinsi, dan kabupaten/kota.
Aktor pemerintah banyak berperan sebagai regulator dan steward dalam sistem kesehatan. Website yang banyak membahas manajemen kegiatannya adalah: di
www.manajemen-pelayanankesehatan.net. Silahkan klik bila ingin mempelajari lebih lanjut.
Pemerintah berfungsi pula di pelayanan kesehatan dan pembiayaan kesehatan. Bagi yang berminat untuk membahas manajemen pelayanan rumah sakit pemerintah, silahkan klik www.manajemenrumahsakit.net Di dalamnya ada halaman khusus untuk manajemen RS pemerintah sebagai Badan Layanan Umum. Dalam fungsi pengembangan sumber daya manusia, ada pelaku pemerintah berupa perguruan tinggi kedokteran dan kesehatan. Bagi yang berminat untuk mempelajari tentang pendidikan tinggi kedokteran silahkan klik di www.pendidikankedokteran.net

Catatan:

Dalam konteks sistem kesehatan ini ada pula pemerintah luar negeri atau badan kerjasama internasional antar pemerintah di dunia.

Swasta: Lembaga-lembaga swasta yang bergerak di sistem kesehatan ada banyak. Untuk rumah sakit terdapat dua jenis pelayanan kesehatan swasta, yaitu rumah sakit publik berdasar badan hukum Yayasan atau Perkumpulan, dan rumah sakit private dengan dasar hukum PT. Silahkan klik www.manajemenrumahsakit.net kalau ingin mempelajari lebih lanjut. DI samping itu ada BP swasta, pabrik obat swasta, distributor alat farmasi dan rumah sakit, apotek dan sebagainya. Lembaga swasta berperan aktif pula dalam fungsi pengembangan sumber daya manusia dengan adanya  perguruan tinggi kedokteran dan kesehatan milik lembaga swasta. Bagi yang berminat untuk mempelajari silahkan klik di www.pendidikankedokteran.net

Masyarakat: Masyarakat merupakan obyek sekaligus pelaku dalam sistem kesehatan. Sebagai pelaku dapat berupa rumah tangga yang membiayai sistem, tempat perilaku kesehatan dilakukan, sampai adanya Lembaga Swadaya Masyarakat, dan perhimpunan profesi. Baru baru ini di Melbourne diselenggarakan workshop mengenai peran perhimpunan profesi dalam sistem kesehatan. Silahkan kunjungi laporan workshop Melbourne disini.

Bagaimana hubungan kedua hal di atas?

Hubungan kedua hal ini dapat dilihat pada matriks berikut:

Catatan:

1. Siapa yang bukan menjadi anggota sistem kesehatan

Sebagai catatan, keberadaan sekumpulan elemen, komponen, bagian, orang atau organisasi sekalipun, jika diantaranya tidak ada suatu saling keterkaitan dalam fungsi tertentu maka belum memenuhi kriteria sebagai anggota sistem kesehatan. Akan tetapi dalam prakteknya sulit untuk menyatakan apakan suatu lembaga termasuk dalam sistem kesehatan atau tidak. Sebagai gambaran apakah Dinas Perhubungan termasuk dalam sistem kesehatan dalam konteks untuk regulasi pencegahan kecelakaan lalu lintas.

1. Bagaimana kebijakan desentralisasi dalam sistem kesehatan

Sebagaimana sistem lainnya, sistem kesehatan berjalan dengan suatu tata kelola agar tujuan sistem kesehatan dapat tercapai dengan baik. Dengan demikian dalam menata sistem kesehatan, diperlukan integrasi dari berbagai level pemerintahan.  Penyusunan dan pengembangan sistem kesehatan tidak dapat berdiri sendiri dalam satu kabupaten atau kota saja. Ketergantungan satu sama lain antara pemerintah Pusat, provinsi dan kabupaten/Kota membutuhkan pemaknaan mengenai kebijakan  desentralisasi di sektor kesehatan. Untuk mempelajari kebijakan desentralisasi di sektor kesehatan secara lebih mendalam, silahkan klik www.desentralisasi-kesehatan.net.